Συμβουλές και πώς να ρυθμίσετε ένα ενοποιημένο σύστημα επικοινωνίας για μια επιχείρηση

Με τα χρόνια, η επικοινωνία στις επιχειρήσεις έχει εξελιχθεί. Έχει εξελιχθεί για να φιλοξενεί περισσότερες δυνατότητες και να παρέχει πιο οικονομικές λύσεις επικοινωνίας. Οι επιχειρήσεις εγκατέλειψαν τη χρήση σταθερών τηλεφώνων. Υιοθέτησαν τηλέφωνα που χρησιμοποιούσαν συνδέσεις στο Διαδίκτυο και μεταδίδονταν χρησιμοποιώντας VoIP.

Μια αλλαγή που έχει επέλθει στις επιχειρήσεις είναι η υιοθέτηση ενοποιημένων συστημάτων επικοινωνίας. Τα ενοποιημένα συστήματα επικοινωνίας είναι μια πλατφόρμα που καλύπτει τα πάντα. Χρησιμοποιούνται για συνεργασία και επικοινωνία σε επιχειρήσεις. Αυτά τα επιτυγχάνουν μέσω φωνητικών κλήσεων, μηνυμάτων και βιντεοκλήσεων.

Η υιοθέτηση ενοποιημένων συστημάτων επικοινωνίας δεν ήταν δημοφιλής πριν από το 2020. Ωστόσο, με την έναρξη της πανδημίας COVID-19, περισσότερες επιχειρήσεις εφάρμοσαν ενοποιημένα συστήματα επικοινωνίας για να προωθήσουν το υβριδικό στυλ εργασίας. Έκτοτε, τα ενοποιημένα συστήματα επικοινωνίας έχουν γίνει κοινό πλεονέκτημα σε πολλές επιχειρήσεις.

Οι μάρκες που θέλουν να δημιουργήσουν ενοποιημένα συστήματα επικοινωνίας δεν πρέπει να φοβούνται, καθώς η διαδικασία εγκατάστασης είναι απλή. Αυτό το άρθρο εξετάζει τη διαδικασία δημιουργίας ενός ενοποιημένου συστήματος επικοινωνίας για μια επιχείρηση.

Συμβουλές και πώς να ρυθμίσετε ένα ενοποιημένο σύστημα επικοινωνίας για μια επιχείρηση

1. Κατανόηση Απαιτήσεων

Παρόμοια με άλλα συστήματα που εφαρμόζονται σε επιχειρηματικά περιβάλλοντα, πρέπει να οριστούν με σαφήνεια οι απαιτήσεις. Ένας σαφής ορισμός απαιτήσεων βοηθά να διασφαλιστεί ότι το σύστημα που εφαρμόζεται έχει αντίκτυπο στην επιχείρηση και τη βοηθά να επιτύχει τους στρατηγικούς της στόχους.

Οι επιχειρήσεις που επιθυμούν να εφαρμόσουν ενοποιημένα συστήματα επικοινωνίας θα πρέπει να περιγράψουν τις απαιτήσεις τους πριν ξεκινήσουν την επιλογή του παρόχου υπηρεσιών UC τους. Το πρώτο βήμα κατά τον καθορισμό των απαιτήσεων είναι να προσεγγίσετε τους προβλεπόμενους χρήστες του συστήματος και να ρωτήσετε για τη λειτουργικότητα που θα ήθελαν να τους προσφέρει το σύστημα.

Η επικοινωνία με τους προβλεπόμενους χρήστες ή τους υπαλλήλους της επιχείρησης διασφαλίζει ότι το σύστημα θα λάβει υψηλή βαθμολογία αποδοχής από τους χρήστες. Θα πρέπει επίσης να αναλύσετε το τρέχον σύστημα για να εντοπίσετε τυχόν παραθυράκια ή χαρακτηριστικά που επιλέγετε να διατηρήσετε και εκείνα που πρέπει να εξαλειφθούν. Η ανάλυση του υπάρχοντος συστήματος και ο καθορισμός των απαιτήσεων βοηθά επίσης μια επιχείρηση να γνωρίζει εάν μπορεί να αναπτύξει το ενοποιημένο σύστημα επικοινωνίας στο εσωτερικό της ή να αποκτήσει ένα από έναν πάροχο υπηρεσιών.

Είναι επίσης σημαντικό να συζητηθούν άλλα χαρακτηριστικά διαχείρισης του ενοποιημένου συστήματος επικοινωνίας που θα χρειαστούν. Μια κοινή ικανότητα που απαιτείται από τις περισσότερες επιχειρήσεις είναι παροχής χρηστών. Η παροχή χρηστών συνεπάγεται τη διαχείριση των λογαριασμών χρηστών. Λειτουργίες όπως η διαγραφή λογαριασμού, η δημιουργία και η επεξεργασία εμπίπτουν στην παροχή υπηρεσιών χρήστη. Η προηγμένη παροχή χρηστών επιτρέπει επίσης σε μια επιχείρηση να ορίζει τα όρια πρόσβασης των χρηστών με βάση τα δικαιώματα του συστήματος που τους έχουν εκχωρηθεί.

2. Συσκευές συστήματος

Σε κάθε επιχείρηση, οποιοδήποτε ενοποιημένο σύστημα επικοινωνίας έχει αναπτυχθεί για να λειτουργεί σε διάφορες συσκευές για τους χρήστες. Τα συστήματα εκτελούνται σε κοινές συσκευές για να επιτρέπουν γρήγορη απόκριση στην επικοινωνία και να αποφεύγουν την ταλαιπωρία των χρηστών απαιτώντας τους να αποκτήσουν νέες συσκευές.

Ανάλογα με την επιχείρηση, οι συσκευές που θα συμπεριληφθούν στην ενοποιημένη επικοινωνία μπορούν να ομαδοποιηθούν σε δύο κατηγορίες. Οι δύο κατηγορίες είναι προσωπικές συσκευές και εταιρικές συσκευές. Ορισμένες εταιρείες επιλέγουν να παρέχουν στους υπαλλήλους τους συσκευές εργασίας, όπως smartphone και φορητούς υπολογιστές. Ορισμένες άλλες επιχειρήσεις, από την άλλη πλευρά, απαιτούν από τους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν τις δικές τους συσκευές για να εκτελούν τις καθημερινές τους εργασίες και να επιτυγχάνουν τους στόχους τους.

Ανάλογα με την κατηγορία που εμπίπτει η επιχείρησή σας, η εφαρμογή του ενιαίου συστήματος επικοινωνίας θα ποικίλλει. Σε επιχειρήσεις που παρέχουν στους υπαλλήλους συσκευές, οι συσκευές συχνά συνδέονται με την επιχείρηση και είναι εξαιρετικά ασφαλείς. Σε τέτοιες περιπτώσεις, η επιχείρηση δεν ανησυχεί για την προσθήκη των συσκευών στο ενοποιημένο σύστημα επικοινωνίας, καθώς είναι ασφαλείς και δεν θα δημιουργήσουν τρωτά σημεία ασφαλείας.

Όταν συναλλάσσεστε με επιχειρήσεις όπου οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν τις δικές τους συσκευές, η ασφάλεια του συστήματος μπορεί να τεθεί σε κίνδυνο. Αυτό συμβαίνει επειδή οι περισσότερες προσωπικές συσκευές που χρησιμοποιούνται από υπαλλήλους δεν διαθέτουν επαρκείς διατάξεις ασφαλείας.

Σε τέτοιες περιπτώσεις, είναι ασφαλές να περιορίσετε τις εργασίες και τα δεδομένα στα οποία είναι δυνατή η πρόσβαση από αυτές τις συσκευές. Τα δεδομένα είναι περιορισμένα με βάση τη σημασία τους και τις απαιτήσεις εμπιστευτικότητας. Επιτρέποντας στις συσκευές που ανήκουν σε εργαζόμενους να έχουν απεριόριστες δυνατότητες ως μέρος του ενοποιημένου συστήματος επικοινωνίας μπορεί να θέσει την επιχείρηση σε κίνδυνο πειρατείας, εταιρικής κατασκοπείας κ.λπ.

Είναι επίσης σημαντικό να εξεταστεί η ενσωμάτωση συσκευών στο ενοποιημένο σύστημα επικοινωνίας. Τα συστήματα που προσφέρουν εύκολη ενσωμάτωση με άλλες συσκευές συνιστώνται περισσότερο για να διασφαλιστεί ότι όλοι οι χρήστες μπορούν να επωφεληθούν από το σύστημα.

3. Ασφάλεια Δεδομένων

Ασφάλεια δεδομένων

Ενώ η εφαρμογή ενοποιημένων συστημάτων επικοινωνίας προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα, μπορεί επίσης να είναι ένα τεράστιο μειονέκτημα για μια επιχείρηση. Όταν ρυθμίζετε ένα ενοποιημένο σύστημα επικοινωνίας, αναμένετε ότι η ασφάλεια των δεδομένων θα παραμείνει σταθερή ή θα αυξηθεί.

Κατά την εφαρμογή ενοποιημένων συστημάτων επικοινωνίας, η πιο κοινή ανησυχία για την ασφάλεια των δεδομένων είναι οι διαδικτυακές διασκέψεις και οι εικονικές συσκέψεις. Αυτά είναι τα πιο επιρρεπή σε εισβολή από μη εξουσιοδοτημένο προσωπικό.

Για να διασφαλίσετε ότι το σύστημά σας δεν θέτει σε κίνδυνο την ασφάλεια των δεδομένων της επιχείρησης, επικοινωνήστε με τον πάροχο ή τον προγραμματιστή του συστήματος. Ζητήστε την κατάλληλη τεκμηρίωση των εφαρμογών και των δυνατοτήτων ασφάλειας στο σύστημα που θα διασφαλίσουν ότι τα δεδομένα της επιχείρησής σας δεν θα διακυβεύονται. Μπορείτε να συμβουλευτείτε έναν ειδικό στην ασφάλεια στον κυβερνοχώρο για να ελέγξετε τις υλοποιήσεις ασφάλειας στην τεκμηρίωση του συστήματος για να εξηγήσετε εάν είναι επαρκείς και καλά ανεπτυγμένες.

Μόλις το σύστημα εφαρμοστεί στην επιχείρηση, είναι επίσης σημαντικό να εξετάσετε τους διάφορους προτεινόμενους τρόπους προστασίας του συστήματος. Υπάρχουν πολλά ασφαλείς υπολογιστικές πρακτικές να παρατηρήσετε όταν χρησιμοποιείτε ενοποιημένα συστήματα επικοινωνίας.

Μια άλλη πτυχή της ασφάλειας του συστήματος που πρέπει να τονιστεί είναι η κρυπτογράφηση διαπιστευτηρίων χρήστη. Αυτό είναι το κλειδί για να διασφαλιστεί ότι σε περίπτωση παραβίασης δεδομένων, τα διαπιστευτήρια χρήστη δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν για πρόσβαση στο σύστημα.

4. Εκπαίδευση χρηστών

Το τελευταίο βήμα κατά τη δημιουργία ενός ενοποιημένου συστήματος επικοινωνίας για μια επιχείρηση είναι η εκπαίδευση του χρήστη. Είναι ζωτικής σημασίας να εκπαιδεύσουμε τους χρήστες για το πώς να χρησιμοποιούν σωστά το σύστημα και να διασφαλίζουν ότι θα αξιοποιήσουν στο έπακρο.

Η εκπαίδευση των χρηστών γίνεται πριν από την πλήρη ανάπτυξη του συστήματος, το οποίο αντικαθιστά το προηγούμενο σύστημα επικοινωνίας. Κατά τη διάρκεια της εκπαίδευσης των χρηστών, ο αμυντικός υπολογισμός θα πρέπει επίσης να διδάσκεται για την ενίσχυση των εφαρμοζόμενων χαρακτηριστικών ασφαλείας του συστήματος.

Η εκπαίδευση των χρηστών δεν θα πρέπει να παραβλέπει την εκπαίδευση των χρηστών σχετικά με το πώς να χειρίζονται διάφορα σφάλματα από το σύστημα. Αυτό βοηθά να διασφαλιστεί ότι οι χρήστες μπορούν να εργαστούν με το σύστημα με ελάχιστη βοήθεια από την ομάδα υποστήριξης IT.

συμπέρασμα

Η εφαρμογή ενός ενιαίου συστήματος επικοινωνίας θα προσφέρει πολλά οφέλη στην επιχείρησή σας λόγω των πρόσθετων δυνατοτήτων του. Οι πρόσθετες λειτουργίες θα βοηθήσουν στη βελτίωση της ροής εργασίας και θα επιτρέψουν την εφαρμογή υβριδικής εργασίας.