7 Συμβουλές για αποτελεσματικό προϋπολογισμό για υπηρεσίες πληροφορικής

Οι επιχειρήσεις εργάζονται συνεχώς για να ενσωματώσουν νέα τεχνολογία, να εξορθολογίσουν τις διαδικασίες και να βελτιώσουν την αυτοματοποίηση για να μεγιστοποιήσουν τις προοπτικές ανάπτυξης και εισοδήματός τους. Αυτό συνήθως οδηγεί σε σημαντική αύξηση του κόστους πληροφορικής τους. Ο προϋπολογισμός πληροφορικής είναι κρίσιμος για την κατανομή και τη λήψη χρηματοδότησης από τον συνολικό προϋπολογισμό μιας εταιρείας για την κάλυψη δαπανών πληροφορικής. Απαιτεί την κατανόηση της σύνδεσης του προϋπολογισμού με τους στόχους του μεγαλύτερου οργανισμού.

Ενας αξιόπιστος Πάροχος λύσεων μπορεί να είναι χρήσιμη από αυτή την άποψη.

Βασικοί παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά τον προϋπολογισμό για υπηρεσίες πληροφορικής

Ακολουθούν ορισμένα στοιχεία που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την προετοιμασία ενός αποτελεσματικού προϋπολογισμού πληροφορικής.

  1. Έλεγχος της υπάρχουσας υποδομής πληροφορικής

Η αποτελεσματική αξιολόγηση της τρέχουσας υποδομής πληροφορικής ενός οργανισμού θα πρέπει να είναι το σημείο εκκίνησης για τον προϋπολογισμό για υπηρεσίες πληροφορικής. Περιλαμβάνονται λογισμικό, υλικό, εκτυπωτές, διακομιστές, τηλεφωνικά συστήματα και υποδομή δικτύου. Ο έλεγχος θα παρέχει μια ολοκληρωμένη εικόνα των υφιστάμενων περιουσιακών στοιχείων πληροφορικής τους, επιτρέποντάς τους να προβαίνουν σε προϋπολογισμό για υπηρεσίες πληροφορικής με σιγουριά.

Κατά την αξιολόγηση της υποδομής πληροφορικής τους, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τους ακόλουθους παράγοντες:

  • Ποια αρχιτεκτονική χρησιμοποιούν αυτή τη στιγμή;
  • Τι προγράμματα έχουν εγκαταστήσει;
  • Ποιο λογισμικό και υλικό είναι σε καλή κατάσταση και χρειάζονται ενημέρωση;
  • Ποιες είναι οι διάφορες ανησυχίες τους σχετικά με την ασφάλεια στον κυβερνοχώρο;
  1. Συγκρίνετε προηγούμενους προϋπολογισμούς πληροφορικής

Οι επιχειρήσεις συχνά ξεκινούν τον προϋπολογισμό για υπηρεσίες πληροφορικής με βάση τις αναμενόμενες δαπάνες πληροφορικής. Ωστόσο, οι οργανισμοί θα πρέπει να αναλύουν και να αντιπαραβάλλουν τις τρέχουσες δαπάνες πληροφορικής τους με προηγούμενους προϋπολογισμούς ΤΠ. Θα βοηθήσει τους οργανισμούς να αποκτήσουν μια σαφή κατανόηση του τρόπου με τον οποίο οι δαπάνες πληροφορικής τους έχουν αλλάξει με την πάροδο του χρόνου. Οι εταιρείες μπορούν επίσης να προβλέψουν πώς θα αλλάξουν οι δαπάνες πληροφορικής τους χρησιμοποιώντας αυτές τις συγκρίσεις.

Ο προϋπολογισμός για τις ΤΠ θα πρέπει να περιλαμβάνει προβλέψεις.

Όσον αφορά τον προϋπολογισμό για υπηρεσίες πληροφορικής, η πρόβλεψη βοηθά τις επιχειρήσεις να λαμβάνουν πιο ενημερωμένες και ενημερωμένες αποφάσεις. Παρέχει επίσης μια στρατηγική επισκόπηση της μελλοντικής κατεύθυνσης της εταιρείας.

Η πρόβλεψη βοηθά τις εταιρείες να προβλέψουν σημαντικές ροές εσόδων και άλλες μεγάλες κατηγορίες δαπανών πληροφορικής.

Οι επιχειρήσεις μπορούν να κάνουν τις ακόλουθες ενέργειες για να αξιοποιήσουν στο έπακρο τις προβλέψεις:

  • Τακτικά, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να συγκρίνουν την πραγματική τους απόδοση με την πρόβλεψη. Οι οργανισμοί μπορούν να χρησιμοποιούν συνεχή ανάλυση για να αλλάζουν τις προβλέψεις τους με βάση προηγούμενα αποτελέσματα.
  • Η πρόβλεψη είναι επίσης σημαντική για τον καθορισμό των αποτελεσμάτων εναλλακτικής στρατηγικής. Πώς θα μοιάζει η επιχείρησή τους εάν, για παράδειγμα, μπορούν να αυξήσουν τις δαπάνες πληροφορικής τους κατά 25%; Τι θα συμβεί εάν οι εταιρείες μειώσουν τις δαπάνες πληροφορικής κατά 15%
  • Η βασική ομάδα κάθε εταιρείας θα πρέπει να συμπεριλαμβάνεται στη διαδικασία πρόβλεψης. Θα βοηθήσει στη διασφάλιση ότι όλοι οι εργαζόμενοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα και ότι κατανοούν πλήρως τους στόχους του οργανισμού.

Ευθυγραμμίστε τις δαπάνες πληροφορικής με τους στρατηγικούς στόχους της εταιρείας

Ο προϋπολογισμός πληροφορικής θα πρέπει να ευθυγραμμίζεται με τους στόχους και τους στόχους του οργανισμού. Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να επενδύσουν στη σωστή τεχνική αντί να ακολουθούν τις τελευταίες τεχνολογικές τάσεις. Τα συστήματα πληροφορικής μπορούν να υποστηρίξουν ή να εμποδίσουν την επίτευξη του στρατηγικού στόχου μιας εταιρείας. Η επένδυση σε ένα ολοκληρωμένο σύστημα παραγγελιών ιστού, για παράδειγμα, μπορεί να βοηθήσει τους οργανισμούς να επιτύχουν γρήγορα τον στόχο τους για διατήρηση πελατών.

Ο προϋπολογισμός πληροφορικής θα πρέπει να δείχνει συνεχώς γιατί η επένδυση είναι απαραίτητη για την εταιρεία. πάροχος υπηρεσιών πληροφορικής Ο προϋπολογισμός δείχνει επίσης πώς ο προϋπολογισμός ΤΠ μπορεί να βοηθήσει τους οργανισμούς να επιτύχουν τους άμεσους και μακροπρόθεσμους στόχους τους, ενισχύοντας παράλληλα τις τεχνικές τους ικανότητες.

Με άλλα λόγια, ο στόχος πληροφορικής μιας εταιρείας θα πρέπει να είναι σύμφωνος με τους υπόλοιπους στόχους της. Ένα άλλο παράδειγμα: το τμήμα μάρκετινγκ μιας εταιρείας μπορεί να χρειαστεί να ενσωματώσει ένα νέο σύστημα μάρκετινγκ μέσω email ή το τμήμα πωλήσεών του μπορεί να θέλει να δοκιμάσει μια νέα λειτουργία ηλεκτρονικού εμπορίου στον ιστότοπό του. ο Εταιρείες εγκατάστασης πληροφορικήςο προϋπολογισμός πρέπει να λαμβάνει υπόψη και να υποστηρίζει αυτούς τους στόχους.

  1. Μετρήστε κάθε κόστος

Κατά τον προγραμματισμό για υπηρεσίες πληροφορικής, η εταιρεία θα πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα έξοδα που σχετίζονται με την τεχνολογία. Θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει τα επαναλαμβανόμενα έξοδα σε ετήσια και μηνιαία βάση.

Εν ολίγοις, ο προϋπολογισμός ΤΠ θα πρέπει να περιλαμβάνει μια ανάλυση κόστους των υπηρεσιών και συστημάτων που αναφέρονται παρακάτω:

  • Εγκατάσταση και ενημέρωση υλικού και λογισμικού
  • Υπηρεσίες υπολογιστικού νέφους
  • Συνδρομές και αδειοδότηση λογισμικού
  • Ανάκαμψη από την καταστροφή
  • Συντήρηση υποδομής πληροφορικής
  • Μισθός εργαζομένων πληροφορικής
  • Κυβερνασφάλεια
6. Κάντε σχέδια για το μέλλον.
Οι επιχειρήσεις μπορούν να είναι προετοιμασμένες να ανταποκριθούν σε απροσδόκητες δαπάνες πληροφορικής με τον κατάλληλο προϋπολογισμό για τις υπηρεσίες πληροφορικής. Ο ψηφιακός κόσμος αλλάζει γρήγορα. Ο καθορισμός ενός σταθερού ποσού για τον προϋπολογισμό IT μπορεί να λειτουργήσει σε βάρος της εταιρείας. Ως αποτέλεσμα, οι εταιρείες θα πρέπει να διαθέσουν επιπλέον κεφάλαια για απρογραμμάτιστα κόστη πληροφορικής, όπως διακοπές ρεύματος ή βλάβες συστήματος.
  1. Εξετάστε τον προϋπολογισμό σας
Η επανεξέταση του προϋπολογισμού επιτρέπει στην εταιρεία να δει ακριβώς πού έχει υποδαπανήσει και πού έχει υπερδαπανήσει με την πάροδο του χρόνου. Ως αποτέλεσμα, μπορούν να κάνουν καλύτερο προϋπολογισμό για το μέλλον. Βοηθά επίσης τους οργανισμούς να καθορίσουν ποιες στρατηγικές και μέσα είναι αποτελεσματικά και ποια πρέπει να τροποποιηθούν.

συμπέρασμα

Ένας καλά σχεδιασμένος προϋπολογισμός πληροφορικής επιτρέπει στις επιχειρήσεις να επιτύχουν τους οικονομικούς τους στόχους, ενώ παράλληλα σχεδιάζουν για το μέλλον. Από την άλλη πλευρά, ο προϋπολογισμός θα πρέπει να είναι σύμφωνος με τη στρατηγική στρατηγική του οργανισμού.

Προϋπολογισμός για πάροχοι λύσεων πληροφορικής βοηθά επίσης να κρατήσει υπό έλεγχο τις συνολικές δαπάνες τεχνολογίας μιας εταιρείας και εξαλείφει τη σπατάλη. Οι εταιρείες μπορούν να προβλέπουν και να παρακολουθούν τις δαπάνες πληροφορικής τους, διατηρώντας παράλληλα την ευθυγράμμιση με τους επιχειρηματικούς τους στόχους με έναν προγραμματισμένο προϋπολογισμό πληροφορικής. Παροχείς έξυπνων λύσεων μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να βελτιστοποιήσουν τη συνολική τους λειτουργία.